Quyết toán thuế TNCN cho nhân viên công ty

Công ty trả lương:

Theo điểm a.2.1 khoản 1 Điều 22 của Thông tư 89/2026/TT-BTC, tổ chức trả tiền lương, tiền công quyết toán thuế năm và quyết toán thay cho người lao động có ủy quyền, không phân biệt trong năm có phát sinh khấu trừ thuế hay không.

Nhân viên tự quyết toán:

Theo khoản 2, khoản 3 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP: người có lương từ nhiều nơi không thuộc diện được ủy quyền, người đã nghỉ việc trước thời điểm doanh nghiệp quyết toán; người có đề nghị giảm thuế do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo hoặc có khoản giảm trừ từ thiện, nhân đạo, giảm trừ khác mà yêu cầu giảm trừ vào thu nhập trước khi tính thuế.

Không phải quyết toán:

Người có số thuế phải nộp nhỏ hơn số đã nộp mà không đề nghị hoàn hoặc bù trừ sang kỳ sau. Người có phần thu nhập ở nơi khác bình quân mỗi tháng không quá 15 triệu đồng đã bị khấu trừ 10% (theo khoản 1 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP).

Người nước ngoài về nước:

Theo điểm c khoản 3 Điều 50 của Nghị định 253/2026/NĐ-CP, cá nhân cư trú là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh hoặc ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác quyết toán.

Chỉ có một nguồn lương:

Theo điểm a khoản 2 Điều 51 của Nghị định 253/2026/NĐ-CP, nhân viên ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại công ty và đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán, kể cả người vào làm giữa năm, chưa đủ 12 tháng.

Có thêm thu nhập vãng lai:

Ngoài lương tại công ty, nhân viên có thu nhập nơi khác bình quân tháng không quá 15 triệu đồng và đã bị khấu trừ 10% thì vẫn được ủy quyền; theo điểm b khoản 2 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, phần thu nhập này không phải quyết toán.

Sáp nhập, chia tách:

Theo điểm a.2.2 khoản 1 Điều 22 Thông tư 89/2026/TT-BTC, trường hợp nhân viên được điều chuyển do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình, tổ chức mới quyết toán thay cả phần thu nhập tổ chức cũ đã trả và thu lại chứng từ khấu trừ tổ chức cũ đã cấp.

Có giấy ủy quyền trước:

Nhân viên gửi giấy ủy quyền quyết toán theo mẫu 08/UQ-QTT-TNCN cho công ty trước khi công ty thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân của năm (điểm b khoản 1 Điều 22 Thông tư 89/2026/TT-BTC).

Mẫu số 05/QTT-TNCN:

Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công.

Mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN:

Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần, thường là người ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.

Mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN:

Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần, như người không ký hợp đồng, ký dưới 03 tháng hoặc cá nhân không cư trú.

Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN:

Bảng kê chi tiết người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh của từng người lao động trong năm tính thuế.

Tải mẫu quyết toán TNCN:

✔ Mẫu số 05/QTT-TNCN: tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân của tổ chức trả thu nhập.
✔ Mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN, 05-2/BK-QTT-TNCN, 05-3/BK-QTT-TNCN: các bảng kê kèm tờ khai.
✔ Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN: giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
✔ Văn bản ban hành: điểm 7.1 Phụ lục I Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Nơi nộp:

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp công ty. Công ty có chi nhánh ở tỉnh khác và chọn khai riêng cho chi nhánh thì nộp tại cơ quan thuế quản lý chi nhánh đó (điểm a.3 khoản 1 Điều 22 Thông tư 89/2026/TT-BTC).

Cách nộp:

Công ty nộp trực tuyến trên cổng thông tin dichvucong.gdt.gov.vn qua tài khoản thuế điện tử và chữ ký số. Nhân viên tự quyết toán có thể nộp trên dichvucong.gdt.gov.vn hay ứng dụng eTax Mobile.

Hạn nộp:

Ngày hạn nộp hồ sơ quyết toán năm xem tại lịch nộp thuế. Theo điểm a khoản 4 Điều 12 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, gặp trường hợp bất khả kháng, thời gian gia hạn nộp hồ sơ khai quyết toán tối đa 60 ngày.

Nộp thêm hoặc hoàn thuế:

Số thuế đã nộp lớn hơn số phải nộp thì công ty được hoàn (theo khoản 2 Điều 68 Nghị định 253/2026/NĐ-CP) hoặc bù trừ sang kỳ sau; nộp thiếu thì nộp thêm phần chênh lệch. Nộp hồ sơ chậm bị phạt, xem mức phạt chậm nộp tờ khai.

Nhận ủy quyền sai người:

Quyết toán thay cho người nghỉ việc, người ký hợp đồng dưới 03 tháng hoặc người có lương từ hai nơi trở lên (trừ khi thu nhập nơi khác bình quân tháng không quá 15 triệu đồng và đã khấu trừ 10%, điểm b khoản 2 Điều 51 của Nghị định 253/2026/NĐ-CP). Các trường hợp này tự quyết toán nếu thuộc diện phải quyết toán.

Bỏ sót người không bị khấu trừ:

Công ty quyết toán không phân biệt có phát sinh khấu trừ hay không, nên nhân viên thu nhập thấp, trong năm chưa bị khấu trừ vẫn cần được đối chiếu khi lập hồ sơ quyết toán.

Trùng người phụ thuộc:

Mỗi người phụ thuộc chỉ được giảm trừ vào một người nộp thuế duy nhất. Hai vợ chồng cùng khai một con làm sai số thuế của cả hai (khoản 3 Điều 10 Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15).

Không kiểm tra mã số thuế:

Nhân viên chưa có mã số thuế hoặc mã số thuế sai trạng thái dễ làm bảng kê bị lỗi khi nộp. Nên kiểm tra trước bằng tra cứu tình trạng mã số thuế.

1Thu giấy ủy quyền:

Gửi mẫu giấy ủy quyền 08/UQ-QTT-TNCN, rà từng nhân viên đủ điều kiện ủy quyền hay phải tự quyết toán.

2Đối chiếu số liệu:

Đối chiếu bảng lương 12 tháng, số thuế đã khấu trừ, người phụ thuộc và các khoản bảo hiểm bắt buộc.

3Lập và nộp tờ khai:

Lập tờ khai mẫu 05/QTT-TNCN cùng những bảng kê, rồi nộp trên dichvucong.gdt.gov.vn trước hạn.

4Báo kết quả từng người:

Báo anh chị số thuế từng nhân viên phải nộp thêm hoặc được hoàn, kèm hồ sơ để lưu.