Kế toán thuếVốn nước ngoàiNhãn hiệuChữ ký sốHóa đơn

Kế toán thuếVốn nước ngoàiNhãn hiệu
Chữ ký sốHóa đơn

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: chủ doanh nghiệp chi gì thì được tính

Một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN khi đủ 3 điều kiện: thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động kinh doanh; có hóa đơn, chứng từ hợp pháp; khoản từ 05 triệu đồng mỗi lần phải trả bằng chuyển khoản (Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15). Khoản nằm trong danh sách không được trừ thì vẫn bị loại dù đủ hóa đơn.

Mỗi 100 triệu đồng chi phí bị loại khi quyết toán làm công ty nộp thêm tới 20 triệu đồng thuế TNDN, chưa kể tiền phạt và tiền chậm nộp.

Lưu ý: Vina Accounting là đơn vị dịch vụ kế toán, không phải cơ quan nhà nước. Chúng tôi rà soát chứng từ, lập tờ khai quyết toán và hướng dẫn anh chị tự nộp; việc kiểm tra, kết luận do cơ quan thuế thực hiện. Nội dung được đối chiếu với văn bản gốc đến ngày 31/10/2026.

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN cần đủ điều kiện gì?

Từ kỳ tính thuế 2025, các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN được xác định theo Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15, Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và hồ sơ theo Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC. Một khoản chi phải đạt cả bốn ý dưới đây.

Chi phí hợp lý, hợp lệ là gì?

"Chi phí hợp lý" và "chi phí hợp lý hợp lệ" là cách nói quen của kế toán, luật không dùng cụm này mà dùng "khoản chi được trừ" (khoản 1, 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15). Theo cách hiểu của chúng tôi, "hợp lý" là khoản chi liên quan đến kinh doanh và không thuộc danh sách không được trừ; "hợp lệ" là có đủ hóa đơn, chứng từ và chuyển khoản với khoản từ 05 triệu đồng.

Khoản chi không được trừ vẫn ghi vào sổ kế toán bình thường; khi lập tờ khai quyết toán, kế toán loại khoản đó ra để tính lại thu nhập chịu thuế. Vì vậy chi phí được trừ thường nhỏ hơn tổng chi phí trên báo cáo tài chính.

Khoản chi bị loại thì công ty mất bao nhiêu?

Mỗi đồng chi phí bị loại làm thu nhập tính thuế tăng thêm đúng bằng số đó. Theo Điều 10 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15, thuế suất phổ thông là 20%: công ty phải nộp thêm 20% giá trị khoản chi bị loại. Doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước không quá 03 tỷ đồng áp thuế suất 15%, trên 03 tỷ đến 50 tỷ đồng áp 17%.

Ví dụ: công ty thuế suất 20% trả tiền mặt 3 lần mua hàng, mỗi lần 40 triệu đồng.•Chi phí bị loại: 3 × 40.000.000 = 120.000.000 đồng.•Thuế TNDN nộp thêm: 120.000.000 × 20% = 24.000.000 đồng.•Nếu bị phát hiện khi kiểm tra: còn có thể bị phạt khai sai và tính tiền chậm nộp.

Khi cơ quan thuế kiểm tra và loại chi phí, công ty phải nộp đủ số thuế thiếu, có thể bị phạt và tính tiền chậm nộp; trình tự kiểm tra, mức phạt có tại trang thanh tra thuế. Theo khoản 5 Điều 77 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14, chủ công ty TNHH một thành viên rút tiền công ty không đúng các cách hợp pháp còn phải liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty.

Chi tiền mặt bao nhiêu thì không được tính chi phí?

Từ ngày Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực (15/12/2025), ngưỡng phải chuyển khoản giảm từ 20 triệu đồng xuống 05 triệu đồng mỗi lần. Các tình huống chủ doanh nghiệp hay gặp được hướng dẫn tại điểm c khoản 1 Điều 9 của nghị định và khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC.

✔Chia nhỏ hóa đơn trong ngày: mua của cùng một người bán nhiều lần trong một ngày, mỗi lần dưới 05 triệu nhưng tổng từ 05 triệu đồng thì vẫn phải chuyển khoản mới được trừ.

✔Nhân viên quẹt thẻ cá nhân mua hộ: được trừ khi có hóa đơn, có quy chế tài chính hoặc quyết định cho phép, nhân viên trả bằng thẻ hoặc chuyển khoản và công ty hoàn tiền lại cho nhân viên; đi công tác cần thêm quyết định cử đi công tác.

✔Mua chịu, chưa trả tiền: khoản từ 05 triệu đồng chưa thanh toán vẫn được ghi chi phí khi có hợp đồng, biên bản giao nhận; đến khi trả mà trả tiền mặt thì phải khai giảm chi phí ở kỳ trả tiền.

✔Mua của nông dân, hộ nhỏ: lập Bảng kê Mẫu 02/TNDN kèm chứng từ trả tiền; tổng tiền mua trong ngày của mỗi người từ 05 triệu đồng phải chuyển khoản.

✔Thuê nhà, thuê xe của cá nhân: cần hợp đồng thuê và chứng từ trả tiền thuê; nếu công ty có nghĩa vụ khai, nộp thuế cho chủ nhà thì phần thuế đó cũng được tính chi phí khi có chứng từ nộp.

Trả lương bằng tiền mặt: văn bản hiện hành chưa có hướng dẫn riêng cho khoản tiền lương. Để tránh tranh cãi khi quyết toán, chúng tôi khuyên anh chị trả lương qua tài khoản ngân hàng của người lao động và lưu bảng lương có chữ ký của từng người.

Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN gồm những khoản nào?

✔Tiền phạt, tiền chậm nộp: theo khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15, tiền phạt vi phạm hành chính và tiền chậm nộp thuế không được tính vào chi phí được trừ.

✔Thuế TNDN và thuế GTGT đã khấu trừ: số thuế TNDN của chính công ty, thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ hoặc hoàn không tính vào chi phí.

✔Khoản đã được bù bằng nguồn khác: khoản chi đã được bảo hiểm bồi thường hoặc bên khác chi trả, khấu hao sai quy định, khoản chi không tương ứng với doanh thu.

✔Chi tiêu cá nhân và khoản trái luật: chi cho việc riêng của chủ, chi trái pháp luật chuyên ngành, tài trợ ngoài danh mục, mua thẻ hội viên, chi chơi gôn.

Các mức khống chế trên quy định tại điểm d, đ khoản 4 và điểm a, b, đ khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Danh sách đầy đủ các khoản không được trừ nằm ở khoản 2 Điều 9 của luật và Điều 10 của nghị định này.

Chi phí tiếp khách có bị khống chế không?

Không. Mức khống chế 15% cho chi quảng cáo, tiếp khách đã bỏ từ kỳ tính thuế 2015. Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và Điều 10 NĐ 320/2025/NĐ-CP hiện hành cũng không đặt mức trần nào cho khoản chi này. Chi phí tiếp khách được trừ toàn bộ khi liên quan đến hoạt động kinh doanh, có hóa đơn ghi tên công ty và khoản từ 05 triệu đồng trở lên được chuyển khoản.

Chúng tôi khuyên anh chị trả bữa tiếp khách lớn bằng thẻ hoặc chuyển khoản từ tài khoản công ty, hoặc thẻ của nhân viên theo quy chế hoàn tiền, và ghi rõ đối tác, mục đích trên đề nghị thanh toán để giải trình khi được hỏi.

Mua xe đứng tên công ty được tính chi phí bao nhiêu?

Mua xe đứng tên công ty thì được trích khấu hao vào chi phí. Riêng ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống, phần khấu hao tương ứng nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng mỗi xe không được trừ, trừ xe dùng kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn có đăng ký ngành nghề và xe làm mẫu, lái thử (tiết e1 điểm e khoản 6 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP).

Ví dụ: công ty mua xe 7 chỗ nguyên giá 2 tỷ đồng để giám đốc đi giao dịch. Mỗi kỳ, chỉ phần khấu hao tương ứng 1,6 tỷ đồng được trừ; phần tương ứng 400 triệu đồng, tức 20% số khấu hao, phải loại ra khi tính thuế. Xe vẫn được trích khấu hao đủ trên sổ kế toán.

Xe đứng tên cá nhân giám đốc mà công ty dùng: luật không có điều riêng, áp dụng như thuê tài sản của cá nhân, tức cần hợp đồng thuê xe và chứng từ trả tiền thuê (điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC).

Rút tiền công ty ra dùng có được tính chi phí không?

Không. Theo điểm a khoản 1 Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15, rút tiền từ tài khoản công ty để tiêu cho việc riêng không phải chi phí được trừ vì không liên quan đến hoạt động kinh doanh. Khoản 3 Điều 77 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 còn yêu cầu chủ công ty TNHH một thành viên tách bạch tài sản, chi tiêu của cá nhân, gia đình với chi tiêu của công ty.

Cách làm thường gặp là rút tiền về tài khoản cá nhân rồi cuối năm gom hóa đơn hạch toán vào chi phí. Khoản không có hóa đơn đúng tên công ty hoặc không phục vụ kinh doanh sẽ bị loại khi quyết toán hay khi bị kiểm tra.

Rút tiền từ tài khoản công ty về tài khoản cá nhân thế nào cho đúng?

Muốn rút tiền công ty về tài khoản cá nhân đúng luật, chủ doanh nghiệp đi theo một trong ba cách dưới đây (khoản 4, 5, 6 Điều 77, Điều 69 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14). Ngoài các cách này, chủ công ty TNHH một thành viên rút vốn bằng hình thức khác thì phải liên đới chịu các khoản nợ của công ty.

Giám đốc cho công ty vay, tiền lãi có được tính chi phí?

Được, khi có hợp đồng vay và chứng từ trả lãi. Lãi trả cho người cho vay không phải tổ chức tín dụng chỉ được trừ trong mức lãi suất tối đa theo Bộ luật Dân sự, phần vượt không được trừ (khoản 10 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP). Giám đốc nhận tiền lãi phải nộp thuế TNCN 5% trên tiền lãi nhận từng lần (Điều 12 Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15).

Lãi vay tương ứng phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp cũng không được trừ: khoản vay nhỏ hơn hoặc bằng phần vốn thiếu thì loại toàn bộ lãi, lớn hơn thì loại theo tỷ lệ (khoản 9 Điều 10 của nghị định).

Lưu ý bên liên kết: công ty có giao dịch liên kết còn bị khống chế lãi vay theo quy định riêng về giao dịch liên kết, và giám đốc, chủ sở hữu cho vay có thể bị xem là bên liên kết tùy trường hợp. Chúng tôi khuyên anh chị cho rà soát trước khi ký hợp đồng vay có giá trị lớn.

Lương giám đốc có được tính chi phí không?

Tiền lương của chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ, kể cả khi chủ tự làm giám đốc (điểm d khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP). Nếu thuê người khác làm giám đốc thì lương được trừ khi có hợp đồng lao động và chứng từ trả lương. Cách tính và ví dụ cụ thể có tại trang lương giám đốc công ty TNHH 1 thành viên.

Chủ doanh nghiệp nên làm gì ngay:

Căn cứ pháp lý:

✔Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15, hiệu lực từ 01/10/2025, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025: Điều 9, Điều 10.

✔Nghị định 320/2025/NĐ-CP, ký ngày 15/12/2025: Điều 9, Điều 10.

✔Thông tư 20/2026/TT-BTC, hiệu lực từ 12/3/2026: Điều 3.

✔Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15: khoản 21 Điều 4, Điều 12.

✔Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14: Điều 69, Điều 77.

Vina Accounting hỗ trợ gì về chi phí được trừ?

Các nghĩa vụ khai, nộp thường gặp của công ty được tổng hợp tại trang thuế doanh nghiệp; thuế suất, cách tính và tạm nộp thuế TNDN xem tại trang thuế thu nhập doanh nghiệp.

Gửi thông tin để được rà soát chi phí:

Anh chị để lại họ tên, số điện thoại và khoản chi đang cần hỏi; chúng tôi gọi lại, xem chứng từ rồi báo phí, thời gian và cách thanh toán trước khi nhận hồ sơ. Cần trao đổi ngay, anh chị gọi hoặc nhắn Zalo số 0938 13 32 32.

Hỏi nhanh:

Khoản chi bao nhiêu tiền thì bắt buộc phải chuyển khoản?

Từ 15/12/2025, mỗi lần mua hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán khác từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ. Mua của cùng một người bán nhiều lần trong ngày, tổng từ 05 triệu đồng cũng phải chuyển khoản (điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP).

Chi phí hợp lý, hợp lệ là gì?

Luật không dùng cụm này mà dùng "khoản chi được trừ": chi thực tế, liên quan đến kinh doanh, có hóa đơn, chứng từ, khoản từ 05 triệu đồng trả không dùng tiền mặt và không thuộc danh sách không được trừ (khoản 1, 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15).

Chi tiếp khách có bị khống chế 15% như trước không?

Không. Mức khống chế 15% đã được bỏ từ năm 2015, Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP hiện hành cũng không đặt mức trần cho chi tiếp khách. Khoản chi chỉ cần liên quan đến kinh doanh, có hóa đơn, và khoản từ 05 triệu đồng trở lên được chuyển khoản.

Xe ô tô 2 tỷ đồng đứng tên công ty được khấu hao bao nhiêu?

Với xe chở người từ 9 chỗ trở xuống không dùng kinh doanh vận tải, du lịch, khách sạn, chỉ phần khấu hao tương ứng 1,6 tỷ đồng được trừ; phần khấu hao tương ứng 400 triệu đồng còn lại không được trừ (tiết e1 điểm e khoản 6 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP).

Rút tiền công ty ra tiêu cá nhân có tính vào chi phí được không?

Không, chi tiêu cá nhân không liên quan đến kinh doanh thì không được trừ. Theo Điều 69, Điều 77 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14, muốn đưa tiền ra đúng luật thì làm tạm ứng rồi hoàn ứng bằng chứng từ, lập hợp đồng vay hoặc chia lợi nhuận sau thuế.

Chia lợi nhuận cho chủ sở hữu có phải nộp thuế TNCN không?

Chủ công ty TNHH một thành viên là cá nhân và chủ doanh nghiệp tư nhân được miễn TNCN với lợi nhuận sau thuế TNDN. Thành viên công ty TNHH hai thành viên, cổ đông nhận lợi tức chịu thuế TNCN 5% (khoản 21 Điều 4, Điều 12 Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15).

Giám đốc cho công ty vay, tiền lãi có được tính chi phí?

Được, nếu có hợp đồng vay, chứng từ trả lãi và lãi suất không vượt mức Bộ luật Dân sự cho phép; phần vượt không được trừ. Giám đốc nhận tiền lãi chịu thuế TNCN 5% (khoản 10 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP; Điều 12 Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15).

Lương của giám đốc công ty TNHH một thành viên có được tính chi phí?

Nếu giám đốc chính là chủ sở hữu cá nhân thì tiền lương đó không được trừ; chủ nhận lợi nhuận sau thuế và được miễn TNCN phần này. Nếu thuê người khác làm giám đốc thì lương được trừ khi có hợp đồng lao động và chứng từ chi trả (điểm d khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP).

Người duyệt: Vina Accounting · Cập nhật: 31/10/2026.