Hợp đồng mượn nhà làm trụ sở công ty: mẫu và điều cần có
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không phải nộp hợp đồng mượn hay thuê nhà; anh chị chỉ kê khai địa chỉ trụ sở trong giấy đề nghị. Tuy vậy, anh chị nên lập hợp đồng bằng văn bản, vì cơ quan thuế có thể xác minh trụ sở, và chủ nhà cho mượn được đòi lại nhà trong các trường hợp luật cho phép.
Bên dưới có điều khoản nên ghi, cách xử lý khi chủ nhà đòi lại nhà và 2 mẫu hợp đồng để anh chị tải về.
Lưu ý: Vina Accounting là đơn vị làm dịch vụ kế toán, không phải là cơ quan nhà nước. Chúng tôi soạn hợp đồng theo mẫu, rà hồ sơ và hướng dẫn anh chị; việc xác minh trụ sở do cơ quan thuế, việc đăng ký doanh nghiệp do Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện. Nội dung trang đã đối chiếu văn bản gốc đến ngày 30/10/2026.
Trụ sở chính là gì, đặt ở đâu được?
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Luật 76/2025 không sửa điều này.
Căn hộ chung cư để ở không được làm trụ sở: Luật Nhà ở 2023 cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở (điểm c khoản 8 Điều 3). Các bước chuẩn bị hồ sơ khác xem tại trang thủ tục thành lập công ty. Danh sách việc cần làm theo từng mốc xem tại trang công ty mới thành lập cần làm gì.
Đăng ký doanh nghiệp có phải nộp hợp đồng mượn nhà không?
Không. Hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH (Điều 21 Luật Doanh nghiệp 2020) và công ty cổ phần (Điều 22) gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông, danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có), bản sao giấy tờ pháp lý; không có giấy tờ về địa điểm. Địa chỉ trụ sở chỉ là một dòng tự kê khai trong giấy đề nghị (khoản 2 Điều 23).
Người nộp hồ sơ tự kê khai và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực của thông tin (khoản 1 Điều 4 Nghị định 168/2025, được sửa bởi Điều 1 Nghị định 296/2026). Phòng Đăng ký kinh doanh không giải quyết tranh chấp giữa doanh nghiệp với bên thứ ba (khoản 4 Điều 4).
Kê khai không trung thực: kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp bị phạt từ 30 đến 70 triệu đồng với tổ chức, cá nhân chịu một nửa (Điều 43 Nghị định 122/2021, được sửa bởi Điều 1 Nghị định 288/2026; khoản 2 Điều 4 Nghị định 122/2021). Vì vậy, trước khi ghi địa chỉ vào hồ sơ, anh chị nên có sự đồng ý của chủ nhà bằng hợp đồng.
Khi nào phải đưa hợp đồng ra?
✔Cơ quan thuế xác minh trụ sở: doanh nghiệp bị chuyển sang trạng thái chờ xác minh khi văn bản cơ quan thuế gửi qua bưu chính bị trả lại, có tổ chức, cá nhân cung cấp chứng cứ về việc không hoạt động tại địa chỉ, hoặc khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mà thuộc diện rủi ro… Doanh nghiệp được giải trình, bổ sung tài liệu bằng văn bản để chứng minh đang hoạt động tại địa chỉ; sau 05 ngày làm việc không giải trình được, cơ quan thuế xác minh thực tế; nếu không hoạt động thì phối hợp Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc công an lập biên bản và chuyển sang trạng thái 06 "không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký" (khoản 1, 2 Điều 16 Thông tư 90/2026). Hợp đồng mượn, thuê nhà là một giấy tờ nên có khi giải trình; đã bị chuyển trạng thái thì xem cách khôi phục mã số thuế.
✔Mở tài khoản ngân hàng: hồ sơ mở tài khoản cho tổ chức theo Thông tư 17/2024 (sửa bởi Thông tư 25/2025) không liệt kê giấy tờ trụ sở, nhưng ngân hàng được quy định thêm tài liệu và phải thông báo cho khách (khoản 5 Điều 12). Vì vậy, có cần hợp đồng hay không là tùy từng ngân hàng.
✔Chuyển trụ sở khi thuộc diện rủi ro cao về thuế: doanh nghiệp rủi ro cao về thuế chuyển địa điểm kinh doanh thuộc diện kiểm tra thuế tại trụ sở (điểm a khoản 3 Điều 22 Luật Quản lý thuế 2025); anh chị nên chuẩn bị sẵn hợp đồng mượn hoặc thuê nhà ở địa chỉ mới.
✔Tranh chấp với chủ nhà: Phòng Đăng ký kinh doanh không giải quyết tranh chấp với bên thứ ba, nên hợp đồng ký giữa hai bên là căn cứ chính khi chủ nhà muốn lấy lại nhà.
Mượn nhà hay thuê nhà: khác nhau thế nào?
Mượn nhà – không trả tiền:
Bên cho mượn giao nhà để dùng, bên mượn không phải trả tiền và trả lại khi hết hạn hoặc đã đạt mục đích mượn (Điều 494 Bộ luật Dân sự 2015). Có thu tiền dưới bất kỳ tên gọi nào thì nên lập hợp đồng thuê.
Thuê nhà – trả tiền thuê:
Bên thuê trả tiền thuê theo giá, phương thức và kỳ thanh toán đã thỏa thuận (Điều 472, 473, 481 Bộ luật Dân sự 2015). Với nhà ở, các bên tự thỏa thuận thời hạn, giá thuê (khoản 1 Điều 170 Luật Nhà ở 2023).
Mượn nhà – đòi lại khi nào:
Chủ nhà được đòi lại khi bên mượn chưa đạt mục đích mượn nếu có nhu cầu đột xuất, cấp bách và báo trước một thời gian hợp lý; hoặc khi bên mượn dùng sai mục đích, cho người khác mượn lại mà chưa được đồng ý (khoản 1, 2 Điều 499 Bộ luật Dân sự).
Thuê nhà – lấy lại khi nào:
Trong thời hạn thuê nhà ở, chủ nhà không được đơn phương chấm dứt, trừ các trường hợp tại khoản 2 Điều 172 Luật Nhà ở như nợ tiền thuê từ 03 tháng, dùng sai mục đích; bên đơn phương chấm dứt phải báo trước ít nhất 30 ngày.
Mượn nhà – công chứng:
Mượn, ở nhờ nhà ở không phải công chứng, chứng thực, trừ khi các bên muốn; hợp đồng vẫn phải lập thành văn bản (khoản 2 Điều 164 và Điều 163 Luật Nhà ở). Không công chứng không có nghĩa là được thỏa thuận miệng.
Thuê nhà – công chứng:
Hợp đồng thuê nhà ở cũng không phải công chứng, chứng thực, trừ khi các bên muốn. Hợp đồng có hiệu lực theo thỏa thuận; không thỏa thuận thì có hiệu lực từ thời điểm ký kết (khoản 2 Điều 164 Luật Nhà ở).
Mượn nhà – giấy tờ nhà:
Nhà ở cho mượn không bắt buộc phải có Giấy chứng nhận (điểm d khoản 2 Điều 160 Luật Nhà ở). Nhà thuộc sở hữu chung hợp nhất thì phải được tất cả chủ sở hữu đồng ý cho mượn (khoản 1 Điều 180).
Thuê nhà – thuế bên cho thuê:
Cho thuê nhà ở cũng không bắt buộc có Giấy chứng nhận (điểm d khoản 2 Điều 160 Luật Nhà ở). Nghĩa vụ khai, nộp thuế của chủ nhà khi có tiền thuê, anh chị xem tại trang thuế cho thuê nhà.
Chủ nhà cho mượn được đòi lại nhà khi có nhu cầu đột xuất, nên hợp đồng mượn cần ghi rõ thời hạn và số ngày báo trước cụ thể, thay cho cụm "thời gian hợp lý" của luật.
Hợp đồng cần có những điều khoản nào?
Hợp đồng về nhà ở phải lập thành văn bản, gồm các nội dung tại Điều 163 Luật Nhà ở 2023. Dàn ý dưới đây dùng cho hợp đồng cho mượn địa điểm làm trụ sở; [Bắt buộc] là nội dung luật quy định, [Nên có] là khuyến nghị của chúng tôi.
✔Thông tin các bên [Bắt buộc]: họ tên hoặc tên tổ chức, địa chỉ (khoản 1 Điều 163 Luật Nhà ở); nhà sở hữu chung hợp nhất cần đủ chữ ký đồng ý của các đồng sở hữu (khoản 1 Điều 180). Công ty chưa được cấp giấy chứng nhận thì bên mượn là người thành lập; hợp đồng ghi rõ quyền, nghĩa vụ chuyển cho công ty kể từ khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp [Nên có].
✔Đối tượng [Bắt buộc]: địa chỉ ghi đúng địa giới hành chính, diện tích, phần được dùng, đặc điểm nhà và thửa đất (khoản 2 Điều 163). Kèm bản sao giấy tờ nhà và xác nhận không phải căn hộ chung cư để ở [Nên có].
✔Mục đích sử dụng [Nên có]: đặt trụ sở chính, đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế, nhận thư từ cơ quan nhà nước, treo biển tên công ty, tiếp cơ quan thuế khi xác minh. Đây là căn cứ khi có tranh chấp về việc dùng sai mục đích (khoản 1 Điều 497, khoản 2 Điều 499 Bộ luật Dân sự).
✔Thời hạn mượn [Bắt buộc]: ngày bắt đầu, ngày kết thúc (khoản 5 Điều 163 Luật Nhà ở; Điều 494 Bộ luật Dân sự). Tự động gia hạn nếu không bên nào báo chấm dứt [Nên có].
✔Không thu tiền [Bắt buộc]: đây là bản chất của hợp đồng mượn (Điều 494). Ghi rõ bên nào trả tiền điện, nước, internet, phí quản lý [Nên có].
✔Quyền và nghĩa vụ hai bên [Bắt buộc]: bên mượn giữ gìn nhà, không tự ý thay đổi tình trạng, không cho mượn lại, trả đúng hạn, bồi thường nếu làm hư hỏng; bên cho mượn báo thông tin, khuyết tật của nhà (Điều 496–498). Chủ nhà đồng ý hỗ trợ khi cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh xác minh địa chỉ; công ty có nghĩa vụ làm thủ tục chuyển trụ sở khi chấm dứt [Nên có].
✔Đòi lại trước hạn, thời gian báo trước [Nên có]: theo khoản 1, 2 Điều 499. Luật chỉ nói "thời gian hợp lý", nên ghi số ngày cụ thể, ví dụ từ 30 đến 60 ngày, đủ cho thủ tục thuế và hạn đăng ký thay đổi 10 ngày.
✔Chi phí sửa chữa, cải tạo [Nên có]: chỉ được thanh toán nếu có thỏa thuận (khoản 2 Điều 497, khoản 2 Điều 498 Bộ luật Dân sự), nên ghi rõ trong hợp đồng.
✔Các trường hợp chấm dứt [Nên có]: hết hạn, nhà không còn, bên mượn là tổ chức giải thể hoặc phá sản, nhà có quyết định giải tỏa, các trường hợp khác theo thỏa thuận (khoản 2 Điều 180 Luật Nhà ở). Nên ghi thêm việc bàn giao lại nhà, tháo biển.
✔Cam kết, hiệu lực, chữ ký [Bắt buộc]: theo khoản 7 đến 11 Điều 163. Công chứng nếu các bên muốn (khoản 2 Điều 164); giải quyết tranh chấp bằng thương lượng trước, sau đó tại Tòa án nơi có nhà [Nên có].
Hợp đồng thuê có thêm giá thuê, phương thức và kỳ thanh toán (Điều 473, 481 Bộ luật Dân sự; khoản 3, 4 Điều 163 Luật Nhà ở). Hợp đồng thuê nhà ở không ghi thời hạn thì chủ nhà được chấm dứt sau 90 ngày kể từ ngày báo (điểm a khoản 2 Điều 171), nên ghi thời hạn cụ thể. Bên thuê cho thuê lại phải được chủ nhà đồng ý (Điều 475 Bộ luật Dân sự).
Tải mẫu hợp đồng làm trụ sở công ty:
Mẫu cho mượn địa điểm:
Mẫu hợp đồng cho mượn địa điểm làm trụ sở, soạn theo Điều 494–499 Bộ luật Dân sự và Điều 163, 164, 180 Luật Nhà ở, có sẵn các mục bắt buộc và khuyến nghị nêu trên.Tải mẫu cho mượn
Mẫu thuê địa điểm:
Mẫu hợp đồng thuê địa điểm làm trụ sở, soạn theo Điều 472–482 Bộ luật Dân sự và Điều 163, 164, 170–172 Luật Nhà ở, có mục giá thuê, kỳ thanh toán, báo trước khi chấm dứt.Tải mẫu thuê
Chủ nhà đòi lại nhà thì công ty làm gì?
✔Đăng ký thay đổi trong 10 ngày: kể từ ngày có thay đổi trụ sở (khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020). Hồ sơ gồm giấy đề nghị và nghị quyết hoặc quyết định của công ty, nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới, xử lý trong 03 ngày làm việc (Điều 40 Nghị định 168/2025).
✔Chuyển sang nơi do cơ quan thuế khác quản lý: làm thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế nơi chuyển đi trước (Mẫu 08-MST, chờ Thông báo 09-MST), rồi mới nộp hồ sơ cho Phòng Đăng ký kinh doanh (khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025; khoản 2 Điều 9 Thông tư 90/2026).
✔Không bỏ trống địa chỉ cũ khi chưa đổi: cơ quan thuế có thể xác minh và chuyển công ty sang trạng thái "không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký" (Điều 16 Thông tư 90/2026; khoản 3 Điều 35 Nghị định 168/2025).
Mức phạt chậm đăng ký thay đổi trụ sở (Điều 44 Nghị định 122/2021, được sửa bởi Điều 2 Nghị định 288/2026, hiệu lực từ 21/7/2026):•Quá hạn từ 1 đến 10 ngày: cảnh cáo.•Quá hạn từ 11 đến 30 ngày: phạt từ 10 đến 20 triệu đồng.•Quá hạn từ 31 đến 90 ngày: phạt từ 30 đến 40 triệu đồng.•Quá hạn từ 91 ngày trở lên: phạt từ 50 đến 60 triệu đồng.•Không đăng ký thay đổi: phạt từ 30 đến 70 triệu đồng.Đây là mức phạt áp dụng cho tổ chức; cá nhân vi phạm chịu một nửa (khoản 2 Điều 4 Nghị định 122/2021).
Cần làm hồ sơ đổi địa chỉ, anh chị xem trang thay đổi trụ sở công ty.
Không có nhà để mượn thì sao?
Anh chị có thể dùng địa chỉ văn phòng chia sẻ hoặc thuê văn phòng ảo để đăng ký trụ sở. Gói văn phòng chia sẻ của Vina Accounting có giá 500.000 đ/tháng, chưa gồm VAT; hợp đồng ghi rõ thời hạn, quyền lợi và phí, có bảng tên công ty miễn phí. Doanh nghiệp đặt trụ sở ở Cần Thơ xem thêm trang địa chỉ đăng ký kinh doanh ở Cần Thơ.
Căn cứ pháp lý:
✔Luật Doanh nghiệp 59/2020/
✔Nghị định 168/2025/
✔Nghị định 122/2021/
✔Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13: Điều 472–482; Điều 494–499.
✔Luật Nhà ở 27/2023/
✔Thông tư 90/2026/
✔Thông tư 17/2024/
Vina Accounting hỗ trợ gì khi anh chị cần trụ sở?
Soạn hợp đồng theo mẫu:
Soạn hợp đồng mượn hoặc thuê địa điểm theo thông tin của anh chị và chủ nhà, rà các điều khoản về thời hạn, báo trước, chuyển trụ sở. Chúng tôi báo phí, thời gian và cách thanh toán trước khi nhận hồ sơ.
Văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo:
Cho thuê địa chỉ để đăng ký trụ sở, có bảng tên công ty miễn phí; giá 500.000 đ/tháng (chưa VAT). Chi tiết quyền lợi, địa chỉ xem tại trang văn phòng chia sẻ.
Thay đổi trụ sở công ty:
Rà soát hồ sơ, hướng dẫn thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế và đăng ký thay đổi với Phòng Đăng ký kinh doanh. Phí và thời gian xem tại trang thay đổi giấy phép kinh doanh.
Dịch vụ kế toán:
Ghi sổ, lập tờ khai và hướng dẫn nộp, lưu hồ sơ thuế theo hợp đồng, có sẵn giấy tờ khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình. Chi tiết phí xem tại bảng giá dịch vụ kế toán.
Gửi thông tin để được hỗ trợ hợp đồng, trụ sở:
Anh chị để lại họ tên, số điện thoại và việc cần làm; chúng tôi gọi lại, xem tình trạng địa chỉ rồi báo phí, thời gian và cách thanh toán trước khi nhận hồ sơ. Cần trao đổi ngay, mời anh chị gọi hoặc nhắn Zalo số 0938 13 32 32.
Hỏi nhanh:
Thành lập công ty có phải nộp hợp đồng thuê, mượn nhà không?
Không. Luật không có giấy tờ này trong hồ sơ (Điều 21, 22 Luật Doanh nghiệp 2020). Anh chị chỉ kê khai địa chỉ trụ sở trong giấy đề nghị (khoản 2 Điều 23) và chịu trách nhiệm về tính trung thực (khoản 1 Điều 4 Nghị định 168/2025). Vẫn nên ký hợp đồng để có giấy tờ xuất trình khi cơ quan thuế xác minh, hoặc khi ngân hàng yêu cầu.
Mượn nhà người thân làm trụ sở có phải công chứng không?
Không bắt buộc với nhà ở (khoản 2 Điều 164 Luật Nhà ở 2023). Nhưng hợp đồng phải lập thành văn bản (Điều 163). Muốn chắc chắn hơn thì các bên vẫn có thể công chứng.
Dùng căn hộ chung cư làm địa chỉ công ty được không?
Căn hộ để ở thì không được. Luật cấm dùng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở (điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023).
Chủ nhà cho mượn có được đòi lại nhà bất cứ lúc nào không?
Không. Theo Điều 499 Bộ luật Dân sự 2015, chủ nhà chỉ đòi lại trước khi anh chị đạt mục đích mượn khi có nhu cầu đột xuất, cấp bách, và phải báo trước một thời gian hợp lý. Chủ nhà cũng được đòi lại khi anh chị dùng sai mục đích hoặc cho người khác mượn lại mà chưa được đồng ý. Nên ghi số ngày báo trước cụ thể trong hợp đồng.
Thuê nhà mà chủ nhà muốn lấy lại trước hạn thì sao?
Với nhà ở, trong thời hạn thuê chủ nhà không được đơn phương chấm dứt, trừ các trường hợp tại khoản 2 Điều 172 Luật Nhà ở 2023 (ví dụ nợ tiền thuê từ 03 tháng, dùng sai mục đích). Bên đơn phương chấm dứt phải báo trước ít nhất 30 ngày (khoản 4 Điều 172).
Phải đổi trụ sở thì trong bao lâu, chậm bị phạt bao nhiêu?
Phải đăng ký trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020). Chậm 1–10 ngày bị cảnh cáo; 11–30 ngày phạt 10–20 triệu đồng; 31–90 ngày phạt 30–40 triệu đồng; từ 91 ngày phạt 50–60 triệu đồng; không đăng ký phạt 30–70 triệu đồng (Điều 44 Nghị định 122/2021, sửa bởi Nghị định 288/2026). Đây là mức cho tổ chức.
Chuyển trụ sở sang tỉnh, thành phố khác làm thế nào?
Nếu đổi cơ quan thuế quản lý: làm thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế cũ trước (Mẫu 08-MST, chờ Thông báo 09-MST), rồi mới nộp hồ sơ thay đổi cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới (khoản 1, 2 Điều 40 Nghị định 168/2025; khoản 2 Điều 9 Thông tư 90/2026).
Không còn ở địa chỉ cũ mà chưa đổi thì sao?
Cơ quan thuế có thể xác minh và chuyển công ty sang trạng thái "không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký" (Điều 16 Thông tư 90/2026; khoản 3 Điều 35 Nghị định 168/2025).
Người duyệt: Vina Accounting · Cập nhật: 30/10/2026.
Hotline 0938 13 32 32 · Email Info@VinaAccounting.vn · Website VinaAccounting.vn
Cảm ơn anh chị!
Chúng tôi đã nhận thông tin và sẽ liên hệ lại sớm qua điện thoại hoặc email.
