Trang chủ › Vốn nước ngoài › Văn phòng đại diện

Hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Phí từ 8.000.000 đ (chưa VAT 8%), đã gồm phí, lệ phí nhà nước.

Dịch vụ hỗ trợ thủ tục xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài muốn đặt văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường tại Việt Nam. Chúng tôi kiểm điều kiện, soạn hồ sơ, nộp tại Sở Công Thương, sau đó làm tiếp con dấu, mã số thuế và báo cáo năm nếu anh chị chọn gói.

✔ Nhận hồ sơ trên toàn quốc.
✔ Thanh toán 70% khi ký, 30% khi có kết quả.
✔ Có hóa đơn điện tử cho phí dịch vụ.

Xem phí dịch vụ

Nhận báo giá

Lưu ý: Vina Accounting là đơn vị tư vấn, hỗ trợ thủ tục, không phải cơ quan nhà nước. Giấy phép thành lập văn phòng đại diện do Sở Công Thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế cấp. Thương nhân nước ngoài có thể tự nộp hồ sơ; phí trên trang là phí dịch vụ hỗ trợ của chúng tôi.

Văn phòng đại diện được làm gì, không được làm gì?

Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện (Điều 30 Nghị định 07/2016/NĐ-CP). Văn phòng không có chức năng bán hàng, cung ứng dịch vụ để thu tiền tại Việt Nam.

Được làm:

Liên lạc với khách hàng, đối tác; tìm hiểu thị trường; xúc tiến cơ hội đầu tư, kinh doanh cho công ty mẹ. Bộ máy, nhân sự của văn phòng do thương nhân nước ngoài tự quyết định (Điều 27).

Không được làm:

Cho mượn, cho thuê lại trụ sở (khoản 2 Điều 28). Trưởng văn phòng chỉ ký hợp đồng khi có ủy quyền bằng văn bản của thương nhân cho từng lần (khoản 7 Điều 33). Không hoạt động ngoài nội dung ghi trong giấy phép.

Chi nhánh của thương nhân nước ngoài được cung ứng dịch vụ (Điều 31) nhưng thương nhân phải hoạt động ít nhất 05 năm (khoản 2 Điều 8). Muốn kinh doanh, xuất hóa đơn tại Việt Nam, nhà đầu tư nên chọn hình thức thành lập công ty vốn nước ngoài.

Điều kiện để công ty nước ngoài lập văn phòng đại diện:

Theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được cấp giấy phép khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

✔ Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc được pháp luật của các quốc gia, vùng lãnh thổ đó công nhận.
✔ Đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký.
✔ Giấy đăng ký kinh doanh có ghi thời hạn hoạt động thì thời hạn đó còn ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
✔ Nội dung hoạt động của văn phòng phù hợp với cam kết của Việt Nam trong điều ước quốc tế; trường hợp không phù hợp phải được Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành chấp thuận.

Một thương nhân nước ngoài không được lập nhiều hơn một văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố (khoản 2 Điều 3). Thương nhân bị thu hồi giấy phép chưa quá 02 năm thì không được cấp giấy phép mới (khoản 2 Điều 14).

Hồ sơ xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện:

Hồ sơ 01 bộ theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến nếu đủ điều kiện:

Đơn đề nghị cấp giấy phép:

Theo Mẫu MĐ-1 ban hành kèm Thông tư 11/2016/TT-BCT, hợp nhất tại Văn bản 23/VBHN-BCT ngày 30/3/2026, do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.

Giấy đăng ký kinh doanh:

Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của công ty mẹ, đã hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự, có bản dịch tiếng Việt được chứng thực.

Văn bản bổ nhiệm trưởng văn phòng:

Văn bản của thương nhân nước ngoài cử, bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo pháp luật Việt Nam.

Báo cáo tài chính năm gần nhất:

Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán, hoặc văn bản xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế, tài chính năm gần nhất, hoặc giấy tờ tương đương chứng minh thương nhân đang hoạt động; dịch và chứng thực.

Hộ chiếu trưởng văn phòng:

Bản sao hộ chiếu nếu người đứng đầu là người nước ngoài (dịch, chứng thực), hoặc bản sao thẻ căn cước nếu là người Việt Nam.

Tài liệu địa điểm trụ sở:

Bản sao thỏa thuận thuê hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt trụ sở văn phòng. Chưa có địa chỉ, xem văn phòng chia sẻ của chúng tôi.

Nộp ở đâu, bao lâu có giấy phép?

Sở Công Thương nơi dự kiến đặt văn phòng cấp giấy phép; văn phòng đặt trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thì Ban quản lý khu đó cấp (Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP).

1. Kiểm điều kiện, nội dung hoạt động:

Đối chiếu số năm hoạt động, thời hạn giấy đăng ký kinh doanh và nội dung hoạt động dự kiến của văn phòng với điều kiện tại Điều 7.

2. Hợp pháp hóa, dịch thuật:

Thương nhân hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kinh doanh tại nước sở tại. Chúng tôi soạn đơn, văn bản bổ nhiệm, kiểm bản dịch và chứng thực.

3. Nộp, theo dõi hồ sơ:

Cơ quan cấp phép kiểm hồ sơ trong 03 ngày làm việc, yêu cầu bổ sung tối đa một lần; cấp hoặc từ chối trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (Điều 11).

4. Nhận giấy phép, làm tiếp:

Có giấy phép, chúng tôi làm tiếp con dấu, mã số thuế theo gói. Trường hợp phải lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành, thời gian dài thêm theo khoản 4 Điều 11.

Thời gian dịch vụ dự kiến 10–15 ngày làm việc từ ngày nộp hồ sơ đến khi có giấy phép. Giấy phép có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài (khoản 1 Điều 9).

Việc phải làm sau khi có giấy phép:

Khắc dấu, đăng ký mẫu dấu:

Văn phòng khắc con dấu tròn để giao dịch và đăng ký mẫu dấu. Việc này nằm trong gói 2 và gói 3, dự kiến 03–05 ngày làm việc.

Mã số thuế văn phòng đại diện:

Đăng ký để được cấp thông báo mã số thuế, dự kiến 05–07 ngày làm việc (gói 2, gói 3). Kế toán, khai thuế hằng kỳ cho văn phòng xem dịch vụ báo cáo thuế.

Báo cáo hoạt động hằng năm:

Trước ngày 30/01 hằng năm, văn phòng gửi báo cáo hoạt động năm trước theo Mẫu BC-1 tới cơ quan cấp giấy phép (khoản 1 Điều 32). Không báo cáo 02 năm liên tiếp là trường hợp bị thu hồi giấy phép (khoản 2 Điều 44).

Trưởng văn phòng là người nước ngoài:

Người đứng đầu văn phòng được cấp thị thực NN2 (khoản 10 Điều 8 Luật số 47/2014/QH13), xem dịch vụ visa Việt Nam. Văn phòng dùng lao động nước ngoài theo khoản 2 Điều 27 và quy định về giấy phép lao động.

Gia hạn, điều chỉnh, chấm dứt văn phòng đại diện:

✔ Điều chỉnh: trong 60 ngày làm việc kể từ khi thay đổi tên, địa chỉ của thương nhân, người đứng đầu, tên, nội dung hoạt động hoặc địa chỉ văn phòng trong cùng tỉnh (Điều 15, khoản 1 Điều 17 Nghị định 07/2016/NĐ-CP).
✔ Chuyển sang tỉnh khác: làm thủ tục cấp lại giấy phép trong 30 ngày kể từ ngày thông báo chấm dứt hoạt động ở nơi chuyển đi (khoản 1 Điều 18, khoản 1 Điều 20).
✔ Gia hạn: nộp hồ sơ ít nhất 30 ngày trước khi giấy phép hết hạn; cơ quan cấp phép giải quyết trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (Điều 23).
✔ Chấm dứt: nộp thông báo chấm dứt kèm danh sách chủ nợ, số nợ (gồm nợ thuế, bảo hiểm xã hội), danh sách người lao động và bản chính giấy phép (Điều 36).

Phí điều chỉnh, gia hạn, chấm dứt văn phòng đại diện báo theo từng hồ sơ. Văn phòng đại diện của công ty Việt Nam là thủ tục khác, đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh: xem dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty Việt Nam.

Phí hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài:

Phí chưa gồm VAT 8%, đã gồm phí, lệ phí nộp nhà nước theo quy định hiện hành, áp dụng cho hồ sơ trên toàn quốc. Thời gian dự kiến tính theo ngày làm việc từ ngày nộp hồ sơ.

Gói dịch vụ	Phí (chưa VAT)
Gói 1: Cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.Dự kiến 10–15 ngày làm việc.	8.000.000 đ
Gói 2: Gói 1, thêm khắc dấu tròn, đăng ký mẫu dấu và đăng ký mã số thuế.Dấu dự kiến 03–05 ngày, mã số thuế 05–07 ngày làm việc.	10.000.000 đ
Gói 3: Gói 2, thêm gửi báo cáo hoạt động năm trước tới Sở Công Thương.Gửi trước ngày 30/01 hằng năm.	12.000.000 đ

Cần gấp? Gọi 0938 13 32 32: chuyên viên kiểm giấy tờ của công ty mẹ trước khi hợp pháp hóa để hạn chế bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Mỗi gói gồm: tư vấn thủ tục, soạn hồ sơ, đại diện làm việc với cơ quan nhà nước. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ do thương nhân làm tại nước sở tại. Thanh toán 70% khi xác nhận hợp đồng, 30% khi có kết quả của Sở Công Thương, bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản đứng tên CÔNG TY TNHH VINA ACCOUNTING theo phiếu báo giá; không nhận chuyển khoản vào tài khoản cá nhân.

Lỗi hay gặp khi lập văn phòng đại diện:

Công ty mẹ chưa đủ 01 năm:

Thương nhân hoạt động chưa đủ 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký thì chưa đủ điều kiện (khoản 2 Điều 7). Kiểm ngày này trước khi hợp pháp hóa giấy tờ.

Giấy tờ chưa hợp pháp hóa:

Giấy đăng ký kinh doanh phải được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự; các giấy tờ tiếng nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực (khoản 2 Điều 10).

Dùng văn phòng để bán hàng:

Văn phòng đại diện chỉ làm chức năng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến (Điều 30). Ký hợp đồng phải có ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết.

Trưởng văn phòng kiêm nhiệm sai:

Người đứng đầu văn phòng không được kiêm người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó, hoặc của tổ chức kinh tế thành lập tại Việt Nam (khoản 6 Điều 33).

Trưởng văn phòng vắng không ủy quyền:

Trưởng văn phòng xuất cảnh phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác, có sự đồng ý của thương nhân. Vắng mặt quá 30 ngày mà không ủy quyền thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người đứng đầu khác (khoản 3, khoản 5 Điều 33).

Quên báo cáo năm, quên gia hạn:

Không báo cáo 02 năm liên tiếp có thể bị thu hồi giấy phép (khoản 2 Điều 44). Giấy phép hết hạn mà thương nhân không xin gia hạn thì văn phòng chấm dứt hoạt động (khoản 3 Điều 35).

Hỏi nhanh:

Văn phòng đại diện khác chi nhánh, công ty vốn nước ngoài thế nào?

Văn phòng đại diện chỉ liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến (Điều 30 Nghị định 07/2016/NĐ-CP). Chi nhánh được cung ứng dịch vụ (Điều 31) nhưng thương nhân phải hoạt động ít nhất 05 năm. Muốn kinh doanh đầy đủ tại Việt Nam, nhà đầu tư lập công ty vốn nước ngoài.

Bao lâu có giấy phép thành lập văn phòng đại diện?

Cơ quan cấp phép giải quyết trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (khoản 3 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP). Dịch vụ dự kiến 10–15 ngày làm việc từ ngày nộp, chưa gồm thời gian hợp pháp hóa giấy tờ ở nước ngoài.

Giấy phép văn phòng đại diện có thời hạn bao lâu?

Giấy phép có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài (khoản 1 Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP). Hồ sơ gia hạn nộp ít nhất 30 ngày trước khi hết hạn.

Có cần thuê địa chỉ trước khi nộp hồ sơ không?

Có. Hồ sơ phải có tài liệu về địa điểm đặt trụ sở, như thỏa thuận thuê (điểm e khoản 1 Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP). Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

Phí đã gồm lệ phí nhà nước chưa, thanh toán thế nào?

Phí 3 gói đã gồm phí, lệ phí nộp nhà nước, chưa gồm VAT 8%, áp dụng toàn quốc. Thanh toán 70% khi xác nhận hợp đồng, 30% khi có kết quả của Sở Công Thương.

Xem thêm: Đầu tư nước ngoài vào Việt Nam · Thành lập công ty vốn nước ngoài · Visa Việt Nam · Văn phòng chia sẻ · Giấy phép lao động

Căn cứ: Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (Bộ Công Thương đang có dự thảo sửa đổi); Thông tư 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu, hợp nhất tại Văn bản 23/VBHN-BCT ngày 30/3/2026; Luật số 47/2014/QH13 về thị thực của người nước ngoài.

Người duyệt: Vina Accounting · Cập nhật: 02/11/2026

Nhận báo giá lập văn phòng đại diện nước ngoài:

Anh chị cho biết công ty mẹ ở nước nào, năm thành lập và tỉnh dự kiến đặt văn phòng, chúng tôi gọi lại báo phí.
Hoặc gọi 0938 13 32 32.

CÔNG TY TNHH VINA ACCOUNTING

MST 1801689802
Trụ sở: Số 19, Đường D10, KDC Hồng Loan, Phường Cái Răng, TP. Cần Thơ
Hotline 0938 13 32 32
Email Info@VinaAccounting.vn
Website VinaAccounting.vn

Giới thiệu · Bảng giá · Quyết toán thuế · BHXH · Hóa đơn điện tử · Giấy phép con · Phần mềm · Đấu thầu · Văn phòng chia sẻ · Tuyển dụng · Liên hệ · Sơ đồ trang · Điều khoản dịch vụ · Chính sách: bảo mật, thanh toán, giao nhận, đổi trả

Vina Accounting là đơn vị dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thủ tục pháp lý, không phải cơ quan nhà nước và không trực thuộc cơ quan nhà nước. Thông tin trên trang mang tính tham khảo. Với trường hợp cụ thể, anh chị nên hỏi chuyên viên trước khi quyết định.